社員・業務紹介 INTERVIEW

権限と責任を持って
ギャラリー運営を下支えする

ギャラリー部　 2023年入社丸紅ギャラリーの運営に関わる総務を担当

― 入社の背景

丸紅サービスのオフィスサービス部に入社し、その後、ギャラリー部との兼務を経て、現在はギャラリー部の総務を担当しています。入社前に勤めていた会社でも、総務、経理、研修といったバックオフィス業務を担当していたため、その経験を活かしながらスキルアップしていくことを目指して丸紅サービスへの入社を決めました。
ギャラリー関連の業務は未経験だったため、先輩社員や学芸員と一緒に仕事をしながら業務を学んでいます。社内異動を機に新しいキャリアの道が広がったと感じています。

― 主な業務内容

丸紅では年3、4回、展覧会を開いています。ギャラリー部の業務としては、展覧会前は、案内状やチケットの手配、問い合わせ対応、展覧会にて販売するグッズや図録を用意したりするといった開館前の庶務準備を行います。
ギャラリーで販売するグッズはポストカード、図録、マスキングテープ、クリアファイルなどがあり、その内容については私たちがアイデアを出すこともあります。これはバックオフィスとしては珍しい業務で面白さと新鮮さを感じます。
一方で、私はギャラリー業務の経験が浅いため手探りで取り組む苦労もあります。例えば、グッズの販売価格を決めるのは私の担当ですが、毎回悩みながら価格を決めています。
展覧会の開催中はグッズの在庫管理などを行いながら、会場では来館したお客さまの対応を担当することもあります。感想などをダイレクトに聞くことができる点も一般的な総務との違いで、仕事の楽しさを感じます。

― 仕事で必要なスキル

ギャラリー部では、受発注対応、経費対応、次に開催する展覧会の準備といった種類が異なる業務を同時進行します。そのためマルチタスクで実行していくスキルが求められます。
また、ギャラリー部の特性として、美術品などの管理や修復といった専門知識も必要です。この分野は私自身も勉強中ですが、知識が不足していると、学芸員の皆さんとの打ち合わせや取引先の会話内容が分からず、業務に支障をきたします。例えば、重要文化財の修理を行う場合、依頼内容の単語が分からなければ、どこを、どのように修理するかが理解できません。社内研修で使うオンライン研修サイトは総務の仕事については学べますが美術分野はカバーしていないため、学芸員の皆さんに作業内容を聞いたりして確認しています。
社内の雰囲気として、丸紅総務部や社内の各部との横連携が多く、コミュニケーションが取りやすいため、分からないことを聞いたりフォローしてもらったりすることができるのが良い点だと感じます。

― 仕事で大切にしていること

ギャラリー運営は、丸紅総務部、社内の各部、外部の取引先などとの連携が不可欠であるため、報・連・相のコミュニケーションを一番大切にしています。些細な報告や相談をおろそかにすることなく情報共有することが、来館されるお客さまにとっても心地良くスムーズなギャラリー運営につながります。
また、今後の計画として丸紅から丸紅サービスへギャラリー業務全般を移管していくため、そのための土台づくりとして、予算管理を含むさまざまな運営ノウハウを蓄積していくことも重要です。丸紅総務部は業務のスピードが速いため、運営の受託に向けて必要な業務を覚えると同時にスピード感も大切にしたいと思っています。

― オンとオフの切り替え

私はオフの日の予定を詰め込むことが多く、メリハリがつくことによって仕事に取り組むモチベーションや集中力が高まります。
週末は、登山、キャンプ、ディズニーリゾートに行くことが多く、長期の休暇が取れた時には海外旅行に行っています。先日はマドリードに4日で弾丸旅行してきました。

― 1日のスケジュール

09：00 出社
11：00 翌々展覧会準備（造作打ち合わせ・イベント打ち合わせ）
12：00 昼食
13：00 定例打ち合わせ・メール対応
14：00 翌展覧会準備
（社内稟議・各発注先との受発注書類作成・契約書作成）
15：00 展覧会以外業務打合せ
（※展覧会以外の打合せは科学調査などです）
17：00 閉幕した展覧会の予算確認・実績確認
17：30 退社

一例として、展覧会が始まる前のスケジュール

― 就職活動をしている方へのメッセージ

ギャラリー総務という仕事はイメージが湧きにくく、何をする仕事なのか、どのようなスキルが求められるのかと疑問に思う人も多いと思います。私も異動する前はそのように感じていました。しかし、今は部員に助けてもらいながら業務を理解し、自分なりの目標を持って日々の仕事に取り組んでいます。
新しい環境へのチャレンジは緊張することもありますが、刺激が多く、楽しいことだと実感しています。変化を柔軟に受け入れ、臨機応変に対応するのが得意な人、新しいことにワクワクできる人が活躍でき、楽しめる仕事だと思います。